Cómo cambiar de ejercicio una empresa.
1) Es conveniente, en primer lugar, realizar una copia de seguridad para guardarla con carácter definitivo, porque el acceso inmediato al sexto ejercicio anterior se perderá. Para ello, vaya a la opción 8.1 del MENU y proceda siguiendo las instrucciones. Guarde la copia en un sitio definitivo, dentro de una carpeta a la que puede darle de nombre la fecha del día; no confíe sólo en la que queda en el directorio LOCAL5.
2) Efectuar un cierre contable con la fecha del último día del ejercicio (31-12-05). Es la opción 7.2 del MENU. Recuerde que el cierre contable puede repetirse cuantas veces sea necesario. No se preocupe si le faltan asientos del ejercicio que cierra. El sistema trasladará automáticamente y de inmediato su repercusión sobre el nuevo ejercicio. Únicamente es necesario volver a repetir el cierre cuando ya lo considere definitivo, antes de confeccionar los libros oficiales.
3) Abrir el nuevo ejercicio, mediante la opción 7.1 del MENU. Es necesario acceder mediante una clave que posea derechos de supervisor para poder ejecutar esta opción. El sistema le obligará a confirmar que quiere cambiar de ejercicio. Este proceso puede repetirse cuantas veces sea necesario, siendo recomendable tras el último cierre, el considerado definitivo.
4) Si la empresa tiene licencia de gestión, es necesario también cambiar de ejercicio los artículos, para lo que se accede a la opción 7.6 del MENU. Este proceso es irreversible, puesto que el almacén funciona en tiempo real. No se preocupe, no obstante, si faltan por introducir o modificar documentos de gestión en el ejercicio que se cierra. El sistema trasladará automáticamente y de inmediato su repercusión sobre el nuevo ejercicio.
5) Si ha optado por comenzar la numeración de facturas en un número que depende del año, deberá modificar el registro 192 del control anual (opción 8.A) para introducir el número a sumar. Por ejemplo, si quiere comenzar el año 2.006 con la factura número 60.001, debe introducir en dicho registro el número 60.000 (uno menos del de la primera factura).
Importante: recuerde que podrá realizar facturas del año anterior aún después de hacerlas del año en curso, y siempre que no se cierre el periodo de IVA. Cada año tiene su propia numeración. Lo que no está permitido es romper la secuencia numeración-fechas dentro del mismo año.
6) Compruebe que el fichero de tipos de IVA ha sido trasladado correctamente. En ocasiones, por intentar realizar algún trabajo anticipadamente, puede darse el caso de que el sistema cree un fichero de tipos de IVA vacío, y, al crearse el nuevo ejercicio, el sistema respeta este fichero, perdiéndose los tipos de IVA para el nuevo año. Para comprobarlo, vaya a la opción 3.E del MENU y compruebe que están relacionados correctamente. Si estuvieran en blanco, habrá que copiarlos del ejercicio anterior. Llame al soporte (976418708) para obtener ayuda. (Ejemplo: para copiar el fichero de IVA del año 2.005 en el del 2.006, en la opción 8.5 teclear "COPY CODIVA.U CODIVA.V" y luego "EXIT"). También puede crear de nuevo los tipos, desde la opción 1.E, pero en tal caso tenga cuidado de hacerlos coincidir con los anteriores, debe respetar lo indicado en el manual.
