DOCUMENTOS

Novedades de la versión 5.0 de CONTATEC
 

1.5 ARTÍCULOS

Stock actual es, como hasta ahora, el que comprende las entradas de almacén, los ajustes y las facturas. Equivale al stock contable, que es igual al stock físico más los pedidos no facturados.

Stock físico es el que hay en almacén, y equivale al stock contable menos lo que está servido y pendiente de facturar.

Stock teórico es, como hasta ahora, el stock disponible, es decir, el stock físico más los pedidos a proveedor pendientes de recibir menos los pedidos a clientes pendientes de servir.

Stock mínimo. Es necesario para que el programa de pedidos a proveedor (2.7) pueda establecer las necesidades automáticamente. Debe calcularse para cada artículo teniendo en cuenta las necesidades, la rotación, la disponibilidad (tardanza en reponer), la cobertura (para casos puntuales de emergencia), etc.

Por defecto, al entrar en esta opción no se ven los costos, ni tampoco se pueden efectuar modificaciones; es necesario pulsar F9 y, además, tener privilegios suficientes para ello.

 

Programas del grupo 1 y 2 (sólo algunos)

Mediante la tecla de función F4 es posible imprimir las pantallas de muchos programas. También se puede imprimir un asiento que se ve en pantalla en 2.1.

 

2.A PEDIDOS DE CLIENTES

Los números de pedido se amplían con una extensión de dos dígitos, que comenzará con 00 (excepto los pedidos ya generados antes de esta implantación, que tendrán dos espacios en blanco).

Cada modificación que se haga de un pedido generará una nueva extensión consecutiva (01, 02, …), guardando el pedido anterior como anulado, para poder consultar su contenido en 4.A. No se podrán hacer más de 99 modificaciones.

Ahora ya no se pierden números generados mediante F9, pues sólo se obtienen y reservan cuando se graba el pedido, no antes.

 

2.B ALBARANES (PEDIDOS SERVIDOS)

Podrán crearse directamente pedidos servidos sin pasar por 2.A. Los números serán obtenidos por el mismo procedimiento, mediante F9.

Cuando se sirva un pedido, se añadirá un cero a su extensión, que ahora será de tres dígitos. Por ejemplo, el pedido 01185-00 pasará a ser 01185-000, el 01185-01 pasará a 01185-010, etc.

Las modificaciones de albarán harán aumentar este tercer dígito. Si se modifica el pedido 01185-010 pasará a 01185-011, y éste a su vez a 01185-012. No se podrán hacer más de 9 modificaciones. Como en 2.A, los albaranes anteriores quedarán anulados, pudiendo consultarse en 4.A.

Las líneas son de color amarillo si proceden de un pedido, y blanco si se introducen directamente.

ATENCIÓN. Hay que tener cuidado al recoger un pedido para servirlo. Si se suprime una línea por error (que será de color amarillo), no debe sustituirse esa línea por otra que se introduce a mano, aunque sea exacta, porque el programa no la reconocerá como perteneciente al pedido original, y la seguirá dejando pendiente. Por eso las líneas manuales tienen el color blanco, que las distingue de las originales.

Las líneas son de color azul cuando ya han sido servidas.

Cuando se sirve un pedido parcialmente, quedará otro pedido pendiente de servir con el mismo número y la siguiente extensión. Por ejemplo, si se sirve el pedido 01185-00 parcialmente, lo servido pasará al albarán 01185-000, y lo que quede pendiente se guardará en el pedido 01185-01.

Se podrá generar un ajuste de un albarán completo (no se admite parcialmente). Esto permite dar de baja los albaranes que no van a ser facturados, por entregas sin cargos, garantías, etc. El pedido se marcará como facturado.

 

2.C FACTURAS A CLIENTES

Se podrán facturar pedidos servidos y sin servir, además de directamente, como ahora.

Las líneas tendrán los mismos colores que en 2.B. Es decir, serán amarillas si proceden de pedidos sin servir, azules si proceden de pedidos servidos y blancas si se introducen manualmente.

 

2.7 PEDIDOS A PROVEEDORES

Dispone de los campos porte, en el que se pondrá D (debidos), P (pagados) o F (cargados en factura), fecha de disponibilidad (disp.) con formato ddmm (día y mes) y destino (entregar), que corresponde con un código de cliente o se dejará en blanco.

Si el destino se deja en blanco (almacén propio), el programa preguntará si se quiere confeccionar un pedido automático con los artículos que estén bajo mínimos. Mediante esta utilidad el programa buscará todos los artículos que se hayan servido por última vez a este proveedor (en el campo prov. de 1.5) y que tengan un stock teórico inferior al mínimo indicado. Les adjudicará la cantidad equivalente a lo necesario para cubrir el stock mínimo y el precio de la última compra (del campo precio en 1.5).

Si en el destino se indica el código de un cliente, el programa preguntará si se quiere coger un pedido de dicho cliente. Esta utilidad soluciona dos problemas. Por un lado, permite trasladar directamente el pedido de un cliente a un proveedor para que éste se lo sirva directamente al mismo. Por otro, permite que el proveedor envíe la mercancía a otro destino que nos indique el cliente, que puede ser a su vez otro cliente suyo, o una persona a la que le quiere enviar un regalo. Para esto se indica en el pedido original la dirección de envío, poniéndola en líneas de texto, y estas líneas también aparecerán en el pedido al proveedor.

Cuando los pedidos llegan al almacén, se puede generar una entrada con los mismos (completos, por ahora no se admiten entregas parciales), lo que los marcará como servidos.

 

Programas del grupo 3

Cuando hay un sólo usuario, el sistema procederá a actualizar un fichero maestro en la base de datos del servidor, como hasta ahora. Pero si hay más usuarios, se creará una copia local en el puesto de trabajo del usuario que requiera la actualización, y trabajará con ella mientras el fichero del servidor no sea actualizado, y mientras el número de fichas no haya cambiado.

Hay que tener en cuenta que esto provocará posibles desajustes en la información, que quizás no se encuentre actualizada. Por ello cualquier programa del grupo 3 avisará con un mensaje “COPIA LOCAL” seguido de la fecha y de la hora que corresponde a esta copia.

 

Novedades de la versión 5.01

Gestión de usuarios

A partir de esta versión la gestión de usuarios podrá efectuarse por el administrador del sistema.

En la actualización se modificará el fichero de PRECLIENTES, que pasa a ser autónomo (puede copiarse de una empresa a otra). El antiguo PRECLIE.DAT pasará a PRECLIEN.DAT.

Una vez copiados todos los programas en el directorio CONTATEC.5\PROGRAM (o ejecutando el programa de instalación), la versión ya estará lista para utilizarse.

1) En la conversión de cada empresa, el programa creará un usuario ADMIN, con el que se podrán crear todos los usuarios que vayan a utilizar la aplicación (opción 9.9).

2) Cada usuario dispondrá de las claves periódicas estándar de Contatec o se les podrá asignar una clave personalizada con el nivel máximo que se autorice.

3) El número máximo de usuarios y de puestos de trabajo vendrá impuesto por la licencia, pudiendo ampliarse hasta 99 mediante petición de nueva licencia.

4) El menú del programa actuará ahora como programa servidor de control. Cuando la inactividad en un puesto sea superior a 10 minutos, el puesto pasará a actuar de servidor de control desconectando usuarios que estén inactivos más de 30 minutos y realizando otras tareas desasistidas, que se irán implementando en el futuro. (Por ejemplo: cierre del periodo de IVA, cierre contable de un mes y de un ejercicio, apertura de ejercicio, ...)

5) Se podrá acceder al sistema con privilegios extraordinarios mediante un usuario EXTRA, con el que se precisará una clave temporal que debe pedirse telefónicamente al servicio de asistencia técnica de Contatec en el momento que se precise, facilitando los datos que da el programa.

6) En las asesorías, se podrá controlar el acceso de usuarios de todas las empresas mediante la empresa maestra. Para hacerlo, debe marcarse ésta con un asterisco en el fichero EMPRESAS.ASC, tras los dos dígitos del código de empresa. (Ej.: "01*","\CONTATEC.5\CONTA_01"). Si se duplica esta marca, la empresa maestra será considerada la última, por orden de aparición.