DOCUMENTOS

Libros Diario y de Balances.

¡NOVEDAD 2010! Mediante la opción 5.F del MENU, disponible para las versiones de ASESORÍA, se podrán generar automáticamente tanto el Libro Diario como el de Balances. Los archivos resultantes se guardarán en el directorio LOCAL6 plenamente identificados en el propio nombre de archivo, listos para su presentación.

Para obtener los libros oficiales de una forma automática, siga los siguientes pasos:

Libro Diario. En el 5.3, ponga como mes 99 y el ejercicio correspondiente. El programa lanzará en un solo documento la portada y todo el ejercicio completo, con los asientos de apertura y de cierre.

Libro de Balances. Este libro debe generarse en el orden indicado:

1) En el 5.2, indique L (libro) y el programa le propondrá imprimir la portada; sólo tiene que pulsar Intro en todos los campos.

2) Sin salir del programa 5.2, ahora el programa le propondrá ya Libro hasta que se complete el proceso, indicándole todos los campos con las cifras adecuadas, de modo que sólo tendrá que pulsar Intro para imprimir los distintos balances que integran el libro, hasta terminar con el auxiliar de todo el ejercicio. En total son 5 balances.

3) En el 5.B, el programa le indicará ya el número de página adecuada para continuar con la secuencia anterior. Sólo tiene que pulsar Intro para completar el proceso. No se puede repetir; si necesita hacerlo, deberá corregir los registros del control general 2 y 4.

4) En el 5.C, el programa le indicará ya el número de página adecuada para continuar con la secuencia. Sólo tiene que pulsar Intro para completar el proceso. No se puede repetir; si necesita hacerlo, deberá corregir los registros del control general 1, 2 y 4. Cuando este programa termina, los deja a cero, listos para volver a empezar.

Estado de Ingresos y Gastos Reconocidos. Este anexo se genera en el 5.D teniendo en cuenta lo siguiente:

La aplicación Contatec tiene un sistema automático de cierre y apertura que permite prescindir de los asientos de traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias y el de cierre de cuentas. Pero, con la introducción del Nuevo Plan General de Contabilidad de 2007, las empresas que deban utilizar las cuentas del grupo 8 y 9 deberán realizar manualmente los asientos de cierre de estas cuentas, es decir, los que las dejan a cero para llevarlas a cuentas del grupo 1.

Sin embargo, si estos asientos se realizan antes de hacer el Estado de Ingresos y Gastos Reconocidos, las cuentas estarán a cero y dicho informe aparecerá sin cifras. Para evitarlo, debe procederse de la siguiente forma:

1) Todos los asientos ordinarios de regularización al final del ejercicio, como amortizaciones, provisiones y aplicación de normas de valoración, incluso las que afectan a cuentas de los grupos 8 y 9, deben realizarse antes de obtener ningún informe.

2) Cuando ya esté terminada la contabilidad, solamente a falta de los asientos de CIERRE DE CUENTAS correspondiente a los grupos 8 y 9 (el resto lo hace automáticamente la aplicación), se procederá a cerrar el ejercicio en el 7.2 pero de forma NO definitiva. Esto permitirá conservar una cuenta de resultados en la que se incluyen los grupos 8 y 9 antes del cierre.

3) Tras este cierre, se procederá a incorporar los asientos correspondientes al CIERRE DE CUENTAS de los grupos 8 y 9, los que dejan a cero dichas cuentas para pasar sus saldos a las correspondientes contrapartidas del grupo 1.

4) Por último, ya puede cerrarse el ejercicio definitivamente, antes de obtener el Libro Diario y el de Balances.

A partir del 2010, en la que se incluye la generación de libros en PDF, este informe se genera también de forma automática en el 5.F, siempre que se cumpla con los requisitos anteriormente indicados.

NOTA IMPORTANTE: Si, por alguna circunstancia, hubiera que modificar, eliminar o incorporar asientos al ejercicio ya cerrado, y esto afectara a las cuentas de los grupos 8 y 9 antes del cierre, deberán eliminarse los asientos de cierre y repetir los pasos indicados.

Libros en soporte digital (archivos).

Si los quiere en soporte electrónico, imprima con el código "0307" en un archivo PCL. El programa enviará los archivos correspondientes al directorio de trabajo LOCAL6, numerándolos de esta forma:

DIARIO

eenn-53.PCL    es un archivo de diario auxiliar de la empresa de código de Contatec "ee"; "nn" es un número consecutivo de diarios que se han hecho; este archivo será único para todo el ejercicio.

Para convertir este archivo a un formato admitido por el Registro Mercantil, se utilizará un programa que convierta archivos PCL en PDF. El archivo generado tendrá el nombre adecuado para enviarlo al registro.

BALANCES

eenn-52.PCL    es un archivo de balance de la empresa de código de Contatec "ee"; "nn" es un número consecutivo de balances que se han hecho; deberán existir 6 archivos de este tipo para integrar el libro de balances: la portada, balances principales del primer trimestre, de los dos primeros trimestres, de los tres primeros trimestres, de todo el ejercicio y balance auxiliar de todo el ejercicio.

eenn-5B.PCL    es un archivo del balance de situación de la empresa de código de Contatec "ee"; "nn" es un número que pone el programa; este archivo es único para el ejercicio y se integrará a continuación de los descritos anteriormente en el libro de Balances.

eenn-5C.PCL    es un archivo de la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa de código de Contatec "ee"; "nn" es un número que pone el programa; este archivo es único para el ejercicio y se integrará a continuación del anterior en el libro de Balances.

Para integrar todos los archivos descritos para el libro de Balances, puede utilizar un programa que convierta los archivos PCL en PDF, situándolos en el orden correcto y generando un nuevo archivo de tipo PDF, al que se le dará el nombre adecuado para enviarlo al registro.

NOTA: Esta solución es para los libros que se presentan en el 2.008. En próximos ejercicios esperamos disponer ya de un programa propio de generación o conversión automática a PDF.